Sanal santralinize yapay zekâ asistanı ekleyin

Sanal santral (bulut santral), şirketin telefon hatlarını fiziksel bir cihaz yerine internet üzerinden yöneten hizmettir. Gelen aramayı bir karşılama anonsuyla açar, tuşlu menüyle ilgili departmana ya da dahiliye yönlendirir, mesai saatlerine göre farklı kurallar uygular ve görüşmeleri kaydeder. Çalışanlar dahililerine masaüstü telefonundan, bilgisayardan ya da cep telefonundan bağlanır.

Sanal santralin işi aramayı doğru kişiye ulaştırmaktır. Aramayı cevaplayan, soruyu dinleyen ve işi tamamlayan yine bir çalışandır. Hat sayısı ne kadar artarsa artsın, aynı anda cevaplanabilecek arama sayısı müsait çalışan sayısıyla sınırlı kalır. Mesai dışında ya da yoğun saatte gelen arama sesli mesaja düşer ya da cevapsız kalır.

Yapay zekâ asistanı tam bu noktada devreye girer. Santral aramayı yönlendirmeye devam eder; asistan aramayı açar, arayanın derdini kendi cümleleriyle dinler, yüklediğiniz bilgilere göre cevap verir ve işi bitirir.

İki yol vardır ve ikisinde de numaranız değişmez. Birincisi santralinizi SIP ile bağlamaktır: santralinizde asistan için bir bağlantı tanımlanır ve hangi aramaların asistana gideceğini santral kurallarınızla belirlersiniz. İkincisi yönlendirmedir: santraliniz SIP desteklemiyorsa numaranızdaki aramaları asistana yönlendirmeniz yeterlidir.

Calling AI Netgsm, Verimor ve Twilio ile ve SIP destekleyen operatör ve santrallerle (PBX) çalışır. Müşterileriniz alıştıkları numarayı aramaya devam eder; yeni numara almanız ya da santral değiştirmeniz gerekmez.

Hangi aramanın asistana gideceği sizin kararınızdır: bütün aramalar, yalnızca mesai dışı aramalar ya da menüdeki bir seçenek. Çoğu sanal santralde bu kuralı santralin kendi panelinden, mesai saatine ya da menü seçimine göre ayarlarsınız.

Tuşlu menüde arayan doğru tuşu bulana kadar menüde dolaşır ve sonunda yine bir çalışanı bekler. Asistanda arayan ne istediğini söyler; asistan isteği anlar, işi kendisi tamamlar ya da görüşmeyi doğru kişiye aktarır.

Menüyü bir günde kaldırmanız gerekmez. Menüye bir seçenek ekleyip o seçeneği asistana yönlendirerek başlayabilirsiniz. Sonuçları gördükçe asistanın üstlendiği işleri artırırsınız; menüyü ne zaman sadeleştireceğinize de rakamlara bakarak karar verirsiniz.

Mesai dışında, hafta sonu ve tatilde gelen aramalar cevapsız kalmaz. Asistan arayanın sorusunu yanıtlar, randevuyu ya da talebi alır; ertesi gün ekibiniz kaldığı yerden devam eder.

Mesai içinde asistan rutin soruları üstlenir. Bilmediği bir soruda tahmin yürütmez; görüşmeyi ekibinizdeki bir numaraya aktarır ya da geri arama kaydı açar. Müşteri bir temsilciyle konuşmak istediğinde de görüşme aktarılır.

Her görüşmenin ses kaydı ve yazılı dökümü panelde durur. Hangi aramanın asistanda bittiğini, hangisinin ekibe aktarıldığını ve görüşmenin neden bittiğini görürsünüz.