Yapay Zeka Randevu Asistanı: Randevu Alma ve Hatırlatma

Randevu asistanı, randevu için arayan ya da yazan müşteriyle bir çalışan gibi konuşan ve randevuyu takviminize işleyen yazılımdır. Müşteri istediği hizmeti ve günü kendi cümleleriyle söyler; asistan takviminizden uygun saati bulur, randevuyu açar ve müşteriye teyit eder. Değişiklik ve iptal taleplerini de aynı görüşmede alır.

Calling AI'ın telefon asistanı aramayı 0,8 saniyede açar ve 7/24 çalışır; mesai dışında, hafta sonu ve tatilde gelen randevu aramaları cevapsız kalmaz. Aynı anda birden çok aramayı yürüttüğü için yoğun saatlerde arayan kişi meşgul sesine düşmez. Bilmediği bir soruda tahmin yürütmez; görüşmeyi ekibinize aktarır ya da geri arama kaydı açar.

Online randevu sistemleri ve randevu programları, müşterinin form doldurarak ya da takvimden saat seçerek randevuyu kendisinin almasını sağlar. Bu, randevuyu internetten almayı tercih eden müşteriler için iyi çalışır. Ama birçok müşteri hâlâ arar ya da WhatsApp'tan yazar; bu aramalar ve mesajlar yine bir çalışanın zamanını alır.

Randevu asistanı bu boşluğu kapatır: telefonla gelen randevu talebini kendisi tamamlar, WhatsApp ve web chat'te soruları yanıtlar ve talebi toplar. Online randevu sisteminizi kaldırmanız gerekmez; ikisi birlikte çalışır. İnternetten randevu almak isteyen müşteri yine formunuzu kullanır, arayan müşteri ise asistanla konuşur.

Randevu programınız Google Takvim ile eşitleniyorsa asistan da aynı takvime bakar ve randevuyu oraya açar. Başka bir randevu yazılımı kullanıyorsanız asistan kendi yazılımınıza REST API ve webhook ile bağlanır; şirket içi sistemler için kuruma özel entegrasyon yaparız.

Randevuya gelmeyen müşteri, takviminizde boş kalan bir saat demektir. Asistan randevudan önce listenizi belirlediğiniz gün ve saatlerde arar, randevuyu hatırlatır ve müşterinin gelip gelmeyeceğini sorar. Gelemeyecek müşterinin değişiklik talebini alır ve cevabı kaydeder.

Açılmayan aramayı belirlediğiniz süre sonra tekrar dener; ulaşılamayan kişiye WhatsApp ya da e-postayla devam eder. Her kişinin durumu, arama geçmişi ve görüşme kaydı panelde görünür.

Hatırlatmayı WhatsApp'tan göndermek isterseniz Meta'nın onayladığı şablon mesajları kullanırsınız. Müşteri cevap yazarsa aynı numaranın asistanı yanıtlar; değişiklik isteyen müşterinin talebini toplayıp ekibinize iletir.

Kimin, hangi gün ve saatlerde, kaç kez aranacağını siz belirlersiniz. Aranmak istemediğini söyleyen kişiyi "Aranmayacak" olarak işaretler, sonraki aramalardan çıkarırsınız.

Klinik ve muayenehaneler randevu hattını 7/24 açık tutar. Asistan randevudan önce hatırlatır, gelemeyecek hastanın iptal ya da değişiklik talebini alır ve tıbbi soruları hekime yönlendirir. Hastane ve klinikler için ayrıntılar sağlık sayfasında.

Güzellik ve estetik merkezleri seans randevularını alır, seans öncesi yapılması gerekenleri hatırlatır ve ek işlem taleplerini not alır. Oto servis ve teknik servisler bakım ya da kurulum randevusunu alır, servis günü yaklaşınca müşteriyi arayıp hatırlatır.

Eğitim kurumları tanıtım günü ve veli görüşmesi için randevu verir, kayıt dönemindeki yoğun aramaları karşılar. Danışmanlık ve hizmet işletmeleri de ön görüşme randevularını aynı akışla yönetebilir.

Asistanı panelde sohbet ederek kurarsınız: hangi hizmetlerin randevusunun alınacağını, müşteriye hangi bilgilerin sorulacağını ve hangi durumda görüşmenin ekibinize aktarılacağını yazarak anlatırsınız. Çalışma saatlerinizi, hizmet listenizi ve sık sorulan soruları doküman olarak yüklersiniz.

Google Takvim'e panelden bağlanırsınız; randevular takviminize düşer. Mevcut numaranızı yönlendirerek ya da santralinizi SIP ile bağlayarak kullanırsınız; Netgsm, Verimor ve Twilio ile çalışır. WhatsApp ve web chat aynı panelden eklenir; görüşme kayıtları, dökümler ve rapor sonuçları tek yerde durur.

Her görüşmenin ses kaydı ve yazılı dökümü panelde durur; görüşmenin neden bittiğini görürsünüz. Neyi ölçmek istediğinizi soru olarak yazarsınız: randevu alındı mı, müşteri randevuya gelecek mi, değişiklik istedi mi. Yapay zekâ her görüşmede bu soruları cevaplar ve sonuçları Excel'e indirirsiniz.

Böylece hangi aramaların randevuyla bittiğini, kimin yeniden aranması gerektiğini ve hangi taleplerin ekibinize kaldığını tek ekranda görürsünüz.